Belajar Microsoft Word menggunakan Microsoft Word 2019. Namun, panduan ini tidak berbeda jauh dengan Microsoft Word 2016, 2013, dan 2010. Oleh karena itu, juga dapat menggunakan panduan ini pada Microsoft Word 2016, 2013, dan 2010.
Cara Membuka Microsoft Word
Untuk membuka Microsoft Word, ketik Word pada kotak Search lalu pilih Word.
Selanjutnya, jendela Microsoft Word akan terbuka.
Cara Membuat File/ Dokumen Baru di Word
Setelah membuka aplikasi Microsoft Word, maka akan ditampilan seperti pada gambar berikut. Untuk membuat dokumen baru, pilih tab New. Selanjutnya, pilih Blank document untuk membuat halaman kosong atau pilih salah satu template pada bagian bawah bila ingin menggunakan template tertentu.
Jika sudah berada pada halaman dokumen dan ingin membuat dokumen/ file baru, pilih File atau Simbol Microsoft Word ( untuk versi 2007 atau sebelumnya) --> New --> Blank document atau pilih salah satu template yang diinginkan.
Bagian-Bagian Microsoft Word
Berikut ini bagian-bagian dari Microsoft Word.
Keterangan:
- Title Bar
- Quick Access Toolbar
- Window Controls
- Ribbon Tabs
- Ribbon
- Ruler
- Scrollbar
- Zoom Slide Control
- View Buttons
- Document Window
- Status Bar
Setelah mengetahui bagian-bagian Microsoft Word, sekarang akan mempelajari pengertian dan fungsi dari masing-masing bagian tersebut.
1. Title Bar
Menunjukkan nama dokumen yang sedang aktif/ digunakan dan nama dari aplikasi yaitu Microsoft Word.
2. Quick Access Toolbar
Seperti namanya, Quick Access Toolbar berfungsi agar alat-alat yang sering digunakan dapat diakses dengan cepat. Berikut bagian-bagian dari Quick Access Toolbar:
- Save: Untuk menyimpan dokumen dengan nama yang sama dengan sebelumnya. Apabila membuat dokumen baru, opsi Save ini akan meminta untuk mengatur nama dan letak file dokumen tersebut pada komputer.
- Undo: Untuk menghapus perubahan terakhir yang dilakukan pada dokumen. klik tanda panah bawah di sebelah kanan Undo untuk memilih perubahan yang ingin hapus.
- Redo: Untuk mengembalikan perubahan yang sebelumnya dihapus oleh Undo. Singkatnya, Redo adalah kebalikan dari Undo.
- Customize Quick Access Toolbar: Untuk mengatur opsi/ alat yang ingin ditampilkan pada bagian Quick Access Toolbar.
3. Window Controls
Window Controls terletak pada bagian kanan atas Microsoft Word dan memiliki 4 tombol pengaturan sebagai berikut:
- Minimize: Untuk menyembunyikan aplikasi Microsoft Word ke taskbar.
- Restore Down: Untuk mengubah ukuran Microsoft Word dari full screen menjadi ukuran normal.
- Maximize: Untuk mengubah ukuran Microsoft Word menjadi full screen.
- Close: Untuk menutup aplikasi Microsoft Word.
4 & 5. Ribbon Tabs dan Ribbon
Ribbon berisi perintah-perintah yang digunakan pada saat membuat dan menyunting dokumen. Perintah-perintah ini dikelompokkan berdasarkan fungsinya ke dalam beberapa Ribbon Tabs. Berikut Ribbon Tabs tersebut:
File
File berisi opsi tentang fungsi-fungsi dasar yang berkaitan dengan dokumen seperti menyimpan, membuka, dan membuat halaman baru.
Home
Memiliki opsi yang berkaitan dengan format penulisan (contoh: ukuran, warna, dan jenis huruf). Opsi-opsi tersebut dikelompokkan menjadi 5 yaitu Clipboard, Font, Paragraph, Styles, dan Editing.
Insert
Pada bagian Insert dapat menambahkan atau menyisipkan elemen pada dokumen, seperti gambar, tabel, bentuk (shapes), nomor halaman, dll. Insert dikelompokkan menjadi 10 grup yaitu Pages, Tables, Illustrations, Add-ins, Media, Links, Comments, Header, Footer, Text, Symbols.
Design
Design hanya terdiri dari 2 bagian, yaitu Document Formatting dan Page Background. Design berguna untuk mengubah desain dari dokumen seperti tema, background, border, dll.
Layout
Layout memiliki opsi yang berfungsi untuk mengatur tampilan dan bentuk dari dokumen seperti ukuran halaman, jarak halaman, margin, dll. Layout terdiri dari 3 kelompok yaitu Page Setup, Paragraph, dan Arrange.
References
Pada bagian References, terdapat 7 kelompok yaitu Table of Contents, Footnotes, Research, Citation & Bibliography, Captions, Index, dan Table of Authorities. Opsi-opsi pada References ini berfungsi untuk menambahkan elemen yang berhubungan dengan referensi seperti sumber, sitasi, daftar isi, dll.
Mailings
Pada bagian Mailing, opsi-opsi yang ada dikelompokkan menjadi 5 bagian yaitu Create, Start Mail Merge, Write & Insert Fields, Preview Results, dan Finish. Dengan Mailing, dapat menggabungkan (merge) email atau tulisan, membuat label, dll.
Review
Review berisi opsi-opsi untuk membantu dalam membuat suatu dokumen, seperti mengecek struktur kalimat, menyisipkan kolom komentar pada dokumen, dan menghitung ( jumlah halaman, kata, huruf, paragraf, baris ), dll. Review dibagi menjadi 10 bagian yaitu Proofing, Speech, Accessibility, Language, Comments, Tracking, Changes, Compare, Protect, dan Ink.
View
View memiliki fungsi untuk mengatur tampilan dari dokumen yang sedang digunakan. Dengan View ini, dapat mengatur perbesaran dokumen, menampilkan atau menyembunyikan penggaris, dll. View dibagi menjadi 8 bagian yaitu Views, Immersive, Page Movement, Show, Zoom, Window, Macros, dan Sharepoint.
Help
Help memberikan akses ke support apabila mengalami kesulitan ketika menggunakan Microsoft Word. Pada bagian Help terdapat 4 opsi yaitu Help, Contact Support, Feedback, dan Show Training.
6. Ruler
Ruler berfungsi untuk membantu mengatur margin dan indentasi dari paragraf. Selain itu, Ruler juga membantu untuk merapikan letak gambar, teks, dan elemen lainnya. Ruler dapat ditampilkan dalam inci, cm, atau satuan lainnya sesuai dengan pengaturan satuan di Microsoft Word.
7. Scrollbar
Scrollbar berfungsi untuk menggeser tampilan halaman pada dokumen. Ada 2 jenis Scrollbar, yaitu vertikal dan horizontal.
- Vertical Scrollbar berfungsi untuk menggeser halaman ke arah atas atau bawah.
- Horizontal Scrollbar berfungsi menggeser halaman ke arah samping (kiri atau kanan)
8. Zoom Slide Control
Untuk mengatur perbesaran tampilan pada dokumen yang sedang digunakan. juga dapat mengatur perbesaran dokumen dari mulai 10% hingga 500%.
9. View Buttons
Berfungsi untuk mengubah jenis layout dokumen yang sedang dibuat. Ada 3 jenis tampilan yang disediakan, yaitu:
- Print Layout: Tampilan seperti ketika di print, lengkap dengan margin dan page break.
- Read Mode: Menyesuaikan ukuran dokumen dengan ukuran layar, halaman digeser secara horizontal layaknya seperti buku.
- Web Layout: Tampilan dokumen tanpa margin dan page break.
10. Document Window
Tempat/ area untuk membuat dan menyunting dokumen.
11. Status Bar
Menunjukkan informasi dari dokumen yang sedang digunakan, yaitu jumlah halaman, jumlah kata, dan pengaturan bahasa yang digunakan.
Cara Membuat Halaman di Word
Ketika menggunakan Microsoft Word, seringkali memerlukan halaman baru untuk mengetik. Cara membuat halaman baru di Word adalah dengan memilih Insert > Pages. hal ini akan melihat 3 opsi yaitu, Cover Page, Blank Page, dan Page Break.
- Cover Page: Menambahkan halaman depan pada dokumen yang berisi judul, gambar, atau keduanya. Microsoft menyediakan berbagai macam template untuk halaman cover.
- Blank Page: Menambahkan halaman baru yang kosong.
- Page Break: Membuat jarak di bawah teks yang dipilih sehingga teks/ gambar di bawahnya akan berada di halaman yang baru.
Apabila ingin menambahkan halaman baru kosong, maka pilih Blank Page.
Cara Menyimpan Dokumen pada Microsoft Word
Ketika membuat dokumen di Microsoft Word, penting untuk menyimpan dokumen agar tidak hilang pada saat dibuka kembali. Menyimpan dokumen dapat dilakukan baik ketika sedang membuat dokumen ataupun setelah selesai membuat dokumen. Ada 2 cara menyimpan dokumen pada Microsoft Word:
Save As berfungsi untuk menyimpan dokumen yang pernah Anda simpan sebelumnya dengan menggunakan nama yang baru/ berbeda. Untuk melakukannya, pilih File > Save As > Browse. Setelah itu, isikan nama baru pada dokumen tersebut dan klik Save. Shortcut untuk Save As dapat Anda akses dengan menekan tombol F12.
Cara Membuat Tabel di Microsoft Word
Ketika belajar Microsoft Word, maka akan sering melihat tabel di dalam dokumen-dokumen. Tabel ini dapat membantu untuk menulis data dengan lebih terstruktur dan mudah dilihat. Cara membuat tabel pada Microsoft Word pada bagian Insert > Table. Setelah itu, akan muncul kotak dialog seperti gambar di bawah.
dapat langsung membuat tabel dengan memilih ukuran pada kotak yang disediakan. Ukuran baris dan kolom dapat ditentukan dengan kotak yang berwarna oranye. Apabila ingin membuat tabel secara manual, Pilih Insert Table pada bagian bawah. Akan muncul kotak dialog seperti berikut ini.
Isi jumlah Row (baris) dan Column (kolom) sesuai yang diinginkan, lalu klik OK.
Cara Mengatur Ukuran Kertas di Word
Ukuran kertas ini perlu diperhatikan ketika akan mencetak dokumen. Apabila ukuran kertas pada dokumen dan mesin cetak berbeda, dokumen dapat terpotong atau sebagian kertas akan menjadi kosong.
untuk mengatur ukuran kertas pada dokumen dengan cara pilih Layout/ Page Layout > Size. akan perlihatkan berbagai macam ukuran kertas yang dapat langsung dipilih. Apabila ukuran kertas yang diinginkan tidak tertera pada pilihan tersebut, pilih More Paper Sizes.
Setelah memilih More Paper Sizes, Anda akan melihat kotak dialog seperti di bawah ini.
Pada bagian paper size, pilih Custom Size. Isikan panjang dan lebar dari ukuran kertas yang diinginkan. Sebagai contoh, ukuran kertas F4 adalah 21,5 x 33 cm. Bila ingin membuat kertas berukuran F4, isikan nilai Width sebesar 21.5 dan Height sebesar 33.
Cara lainnya, dapat mengklik tanda panah kecil di sebelah kanan tulisan Page Layout. Pilih Paper pada bagian atas kotak dialog. Pilih ukuran kertas yang diinginkan atau isikan secara manual, kemudian klik OK.
Cara Menampilkan/ Memunculkan Ruler di Word
Ruler atau penggaris pada Microsoft Word berguna untuk mengatur dan mengetahui margin yang sedang digunakan untuk dokumen tersebut. Hal ini berguna untuk merapikan paragraf, baris, dan gambar pada dokumen. Selain itu, ruler juga dapat membantu untuk mengetahui tampilan dokumen apabila dicetak.
Cara menampilkan ruler di Word adalah dengan memilih ribbon tab View. Pada bagian Show, centang opsi Ruler. maka akan melihat Ruler di sebelah dokumen.
Cara Membuat Daftar Isi di Word
Apabila menulis suatu dokumen dengan jumlah halaman yang banyak, daftar isi dapat mempermudah dalam memahami struktur dokumen. Pada Microsoft Word, dapat dibuat daftar isi dengan menggunakan Table of Contents. Sebelum mulai membuat daftar isi, pastikan tulisan(judul bab/ subbab) telah menggunakan Heading. Hal ini dimaksudkan agar judul bab/ subbab tersebut masuk ke dalam daftar isi. Jika belum menggunakan heading pada dokumen, pilih dan seleksi tulisan yang akan dijadikan bab/ subbab lalu pilih Heading yang diinginkan. Heading dapat ditemukan pada bagian Home di kelompok Styles.
Apabila ingin menambahkan bab/ subbab baru, klik Update Table pada bagian atas daftar isi secara langsung atau pilih References > Table of Contents > Update Table.
Setelah mengklik Update Table, Anda akan memiliki 2 opsi, yaitu
- Update page numbers only: Hanya mengubah nomor halaman saja, perubahan pada bab/ subbab tidak akan diperbarui.
- Update entire table: Memperbarui semua perubahan yang dilakukan baik pada nama bab/ subbab maupun nomor halaman.
Klik OK setelah memilih opsi perubahan yang diinginkan.
Bagi yang ingin mengatur tampilan dari daftar isi, pilih References > Table of Contents > Custom Table of Contents. dapat melihat kotak dialog seperti gambar di bawah ini.
Keterangan:
| Print preview | Menampilkan contoh dokumen ketika dicetak dengan setting yang telah dipilih |
| Web preview | Menunjukkan bagaimana tampilan dokumen pada web |
| Show page numbers | Menampilkan nomor halaman pada daftar isi |
| Right align page numbers | Meletakkan nomor halaman pada bagian kanan margin dari daftar isi |
| Tab leader | Mengatur jenis garis pada daftar isi (titik-titik, garis putus-putus, atau tanpa garis/ none). |
| Formats | Mengatur style/ model dari daftar isi |
| Show level | Mengatur tingkatan bab/ subbab pada daftar isi |
| Options | Mengatur daftar isi secara lebih spesifik ( Multiple Heading, Heading, Headers. Footers, Comment Text, etc) |
| Modify | Mengatur style dan penjorokan dari daftar isi yang digunakan |
Cara Menyisipkan/ Menambahkan Gambar Microsoft Word
Untuk menyisipkan gambar pada Microsoft Word melalui Insert lalu klik Picture. Anda akan memiliki 2 opsi, yaitu This Device ( gambar dari perangkat ) dan Online Pictures (gambar yang sudah disediakan oleh Microsoft Word). Pilih gambar yang Anda inginkan lalu klik Insert. Gambar akan muncul di dokumen.
Untuk mengubah ukuran gambar, dapat menggerakkan bulatan pada bagian ujung gambar. Apabila ingin meletakkan gambar di antara tulisan, klik gambar yang diinginkan. Selanjutnya, pilih Format/ Picture Format > Wrap Text. Pilih jenis Wrap Text yang diinginkan dan letakkan gambar di lokasi yang diinginkan.
Catatan: Anda juga dapat membuka Wrap Text dengan klik kanan pada gambar lalu pilih Wrap Text.
Cara Mengatur Spasi di Word
Terkadang perlu mengatur jarak/ spasi pada dokumen agar tulisan terlihat lebih rapi, tidak terlalu rapat ataupun renggang. Ada 2 jenis spasi yang akan dibahas, yaitu spasi antar karakter dan baris.
Cara Mengatur Spasi Antar Karakter
Untuk mengatur spasi antar karakter, dapat memilih Home lalu pilih tanda panah kecil di sebelah kanan Font. Pilih tab Advanced pada bagian atas kotak dialog yang muncul. Pada bagian Spacing, dapat memilih Normal, Expanded (renggang), Condensed (rapat). Untuk mengatur spasi secara manual, isikan nilai pada bagian By. Semakin besar nilai, semakin renggang jarak antar huruf/ karakter.
Cara Mengatur Spasi Antar Baris
Spasi antar baris pada Microsoft Word dapat diatur dengan memilih Home > Paragraph > Line and Paragraph Spacing ( kotak merah di gambar ). Pilih ukuran spasi yang diinginkan. Juga dapat memberi jarak spasi antara baris awal paragraf dengan paragraf sebelumnya menggunakan opsi Add Space Before Paragraph. Untuk menghapus spasi di antara baris akhir paragraf dan paragraf setelahnya, klik Remove Space After Paragraph.
Berikut penjelasan masing-masing opsi pada bagian Spacing.
| Before | Mengatur ukuran spasi sebelum paragraf |
| After | Mengatur ukuran spasi setelah paragraf |
| Don’t Add | Menghindari spasi tambahan/ ekstra di antara paragraf |
| Preview | Menampilkan contoh paragraf dengan pengaturan yang dibuat |
Line Spacing
| Single | Memberi spasi dengan ukuran 1 |
| 1.5 Lines | Memberi spasi dengan ukuran 1.5 |
| Double | Memberi spasi dengan ukuran 2 |
| At Least > At | Mengatur ukuran spasi minimal agar tulisan/ grafik dengan ukuran terbesar tetap cukup |
| Exactly > At | Mengatur ukuran spasi dengan ukuran sama pada bagian yang diinginkan (tulisan dengan ukuran yang berbeda akan tetap memiliki ukuran spasi yang sama) |
| Multiple > At | Memberi spasi dengan ukuran sembarang |
Cara Mengatur Margin di Word
Margin adalah area/ daerah di antara tepi halaman dan isi halaman. Fungsi dari margin adalah menghindari terpotongnya isi dokumen pada saat proses pencetakan. Meskipun pada umumnya teks atau objek muncul di dalam dokumen, terkadang beberapa hal bisa muncul di luar margin (Contoh: Nomor halaman, header, dan footer). Oleh karena hal itu, penting untuk mengetahui cara mengatur margin.
Untuk mengatur margin di Word dengan mengklik Layout > Margin. Pilih ukuran margin yang sudah tersedia atau klik Custom Margins untuk mengatur ukuran margin secara manual. Setelah selesai, klik OK.
Cara Membuat Bingkai/ Border di Microsoft Word
Page border pada Microsoft Office Word adalah bingkai yang dapat menambah estetika pada dokumen. Untuk membuat border/ bingkai, pilih Design > Page Border.
Anda akan menemukan 3 tab:
- Border: Membuat bingkai di sekitar tulisan pada dokumen
- Page Border: Membuat bingkai pada halaman dokumen
- Shading: Memberikan efek background pada tulisan yang dapat menyesuaikan tema dokumen
Untuk membuat bingkai pada dokumen, pilihlah menu Page Border. dapat dilihat beberapa pengaturan sebagai berikut:
- Setting: Tipe dari bingkai yang akan digunakan (kotak, efek bayangan, 3 dimensi, atau custom)
- Style: Jenis garis yang akan digunakan pada bingkai
- Color: Warna dari bingkai (Automatic pada Word adalah hitam)
- Width: Ketebalan garis bingkai
- Art: Menggunakan motif objek (buah, tumbuhan, hewan) pada bingkai
- Preview: Menampilkan sampel contoh bingkai pada dokumen
- Apply to: Memilih halaman dokumen mana saja yang akan diberi bingkai
Setelah selesai mengatur bingkai halaman, klik OK.
Cara Membuat Header dan Footer di Word
Untuk membuat Header dan Footer, pilih menu Insert. Pilih Header atau Footer, lalu klik model/ style yang diinginkan.
Klik 2 kali pada Header atau Footer yang telah dibuat untuk mengganti isi teks. Setelah selesai, tekan Esc pada keyboard atau klik Close Header and Footer.
Cara Membuat Grafik di Word
Ketika belajar Microsoft Word, membuat grafik adalah hal yang penting untuk diketahui. Dengan menggunakan grafik, maka dapat menyajikan data pada dokumen dengan lebih jelas dan rapi. Untuk membuat grafik, pilih Insert > Chart. Pilih jenis grafik yang diinginkan, lalu klik OK.
Setelah muncul grafik, klik kanan pada grafik tersebut lalu klik Edit Data. Memiliki 2 opsi, yaitu Edit Data atau Edit Data in Excel. Apabila memilih Edit Data in Excel, maka Microsoft Excel akan menyala dan data dari grafik dapat disimpan sebagai file yang terpisah.
Shortcut Microsoft Word
Shortcut pada Microsoft Word dapat membantu untuk mengolah dokumen lebih cepat. Oleh karena itu, berikut diberikan shortcut-shortcut yang sering digunakan di Microsoft Word.
| Shortcut | Fungsi |
| Ctrl+Z | Undo |
| Ctrl+Y | Redo |
| Ctrl+C | Salin (Copy) |
| Ctrl+V | Pasang (Paste) |
| Ctrl+X | Potong (Cut) |
| Ctrl+S | Simpan dokumen (Save) |
| Ctrl+O | Buka dokumen (Open) |
| Ctrl+B | Tulisan tebal |
| Ctrl+I | Tulisan miring |
| Ctrl+U | Tulisan bergaris bawah |
| Ctrl+A | Seleksi seluruh dokumen |
| Ctrl+W | Tutup aplikasi |
| Ctrl+L | Teks rata kiri |
| Ctrl+E | Teks rata tengah |
| Ctrl+R | Teks rata kanan |
| Ctrl+[ | Memperkecil ukuran font |
| Ctrl+] | Memperbesar ukuran font |
| F12 | Save As |
