Pivot Table adalah fasilitas excel yang digunakan untuk merangkum, menganalisa dan membuat suatu laporan data yang disajikan dalam bentuk tabel. Dengan menggunankan Pivot Table dapat membuat satu laporan yang dinamis dari sumber data yang besar. pivot tabel bekerja dengan matriks qube sebagai back end aplikasinya, sehingga dapat mengolah data secara dinamis untuk menganalisa data dalam bentuk kolom atau baris. pada materi ini akan dibuat Pivot Table dari satu data. fitur pivot table ini sangat cocok untuk yang bekerja di level managerial, perhitungan pada pivot dilakukan secara otomatis tanpa belajar fungsi atau rumus excel, dengan pivot Table sudah dapat membuat suatu laporan yang dapat dianalisa untuk pengambilan keputusan dengan tepat dan cepat.
Cara Membuat Pivot Table
Sebelum mengolah data dengan Pivot Table ada 3 syarat yang harus diperhatikan sebelum membuat pivot table, dimana data atau tabel yang akan diolah memenuhi syarat tabel yang ideal :
- Terdapat judul kolom atau header untuk satu jenis data. hal ini dikarenakan pivot table akan mengambil judul kolom sebagai nama field dalam tabel
- Tidak terdapat cell yang dimerge dalam satu tabel.
- Tidak terdapat kolom dan Baris kosong.
Catatan :
Tipe table sebagai sumber data Pivot Table harus dalam bentuk data range, dan tidak diperkenankan membuat Pivot Table dari table dalam bentuk “Format As Table” karena mengandung xml.
Langkah-langkah membuat Pivot Table :
2. Letakan Pointer pada area data.
3. Masuk ke Tab Insert kemudian Pilih PivotTable (seperti gambar )
4. Pada Window Create Pivot Table Ada 2 pertanyaan, Choose the data that you want to analyse yaitu memilih data yang akan dianalisa.
*. Use an external data source (mengambil data dari luar file Excel)
*. Use this workbooks Data model (untuk versi 2013 keatas)
5. Choose where you want the PivotTable report to be placed , yaitu memilih lokasi dimana hasil pengolahan Pivot Tabel akan ditempatkan
- New Worksheet (Pivot akan di buat di worksheet baru)
- Existing Worksheet (worksheet yang sedang aktif)
- Pada table/range : Akan terisi otomatis jika format tabel sudah ideal, atau dapat blok tabel manual pada range B7:N51
- Pada pilihan lokasi pivotTable Pilih New Worksheet, agar mudah untuk analisa data.
7. Klik OK dan PivotTable akan dibuat pada worksheets baru di “Sheet1” berikut ini tampilannya
8. Selanjutnya siap proses datanya sesuai kebutuhan.
Cara menggunakan PivotTable
Setelah membuat PivotTable pada worksheet baru sebelum memprosesnya lebih jauh, sebaiknya pahami dulu bagian-bagian pada Pivot Table. ada 2 tampilan window pada pivotTable yaitu : “lihat gambar diatas”
- Report Pivot Area adalah area cell untuk menempatkan dan menampilkan data report.
- PivotTable Field List adalah window yang berfungsi sebagai tools untuk mengatur report pivotTable.
Pada PivotTable Field list terdapat 4 blok area :
- Filter adalah area untuk menempatkan data field yang akan difilter pada pivotTable.
- Rows adalah area untuk menempatkan data field dalam bentuk Baris.
- Column adalah area untuk menempatkan data field dalam bentuk kolom.
- Values adalah area untuk menempatkan data field yang akan dilakukan perhitungan.
Langkah-Langkah membuat PivotTable :
Contoh kasus :
Membuat Pivot table dari data “sales summary” diatas, untuk menampilkan laporan data berdasarkan Product, Day, dan hitung berapa Total penjualan masing-masing penjualan.
Lakukan prosedur berikut Ini :
- Buatlah pivotTable dengan langkah-langkah seperti diatas.
- Drag Field “Day“, “Product“, dan “Total” dari Pivotable Field List ke Area Pivot, atau Gunakan Ceklist untuk menampilkan data pada PivotTable report.
- Letakan Field “Day” dan “Product” pada area “ROWS”
- Letakan Field “Total” pada area “VALUES” (setiap field yang mau di hitung letakan pada field Values”
- Laporan akan otomatis terbentuk di area PivotTable Report. tampilanya seperti dibawah ini.
Dari tampilan diatas dapat melihat dengan mudah laporan penjualan untuk masing-masing hari beserta kode product yang terjual dan total nilainya tanpa menggunakan rumus atau fungsi. untuk melihat detail penjualan dalam perhitunganya juga dapat double klik pada setiap nilai di kolom “sum of total”.
Cross tabulation PivotTable
Selain meletakan fileld pada area “ROWS”, juga dapat meletakan object pada area “COLUMN” atau yang sering disebut analisis Cross tabulation pada pivot table dilakukan untuk melihat laporan data berdasarkan baris “ROWS” dan Kolom “COLUMN”.dapat dilihat perhitungan yang berhubungan antara 2 variabel.
“Caranya adalah dengan memindahkan Field “Product” atau “Day” ke area “COLUMN” seperti tampilan berikut ini”
Filter pada Pivot Table
Setelah membuat laporan dan juga dapat memfilter laporan sesuai dengan kriteria yang diinginkan. filter pada Pivot Table digunakan untuk analisa data lebih spesifik. sebagai ontoh dari data diatas akan menampilakan laporan yang harinya adalah “FRIDAY” saja.
- Pemindahkan Field “Day” ke area “FILTER” seperti tampilan berikut ini”
- Klik menu Report Filter dan Cheklist “Fry” saja.
- Klik OK
dapat melakukan filter pivot Table dengan menampilkan beberapa data dengan cara cheklist item data seperti gambar diatas dengan mengaktifkan pilihan “select multiple item“.
